Übergabe dokumentiert
Strukturiert, chronologisch und direkt in der Fallakte.
Dokumentieren, wo Pädagogik stattfindet
Beobachtungen per Sprache erfassen – ohne Schreibtisch, ohne Nacharbeit am Ende des Dienstes.
Pädagogisches Tagebuch · stationäre Kinder- und Jugendhilfe
Mehr Zeit für Pädagogik.Beziehung.die Kinder.
Dokumentation per Sprache.
Fachkräfte sprechen ein, was im Dienst wichtig war. EmPer legt es strukturiert und chronologisch in der Fallakte ab – und Leitung, Jugendamt oder Schule erhalten in Minuten eine belastbare fachliche Grundlage.
Seit 2009 in der PraxisHosting in DeutschlandDSGVO · AVV nach Art. 28
app · EmPer
Wohngruppe · Heute
Pädagogische Übersicht der Einrichtung
Tagebuch14 Einträge11 per Sprache
Berichte3 fälligFristen gebündelt
Termine5 geplantFahrdienst geprüft
Fallakte · Verlaufchronologisch je Kind
Lea, 14Gesundheit
Jonas, 12Hilfeplan
Max, 15Schule
Letzte Tagebucheinträge
Stellungnahme vorbereitet
Relevante Einträge als fachliche Grundlage zusammengeführt.
Spracheingabe · live
„“
TagebuchEintrag abgelegt
TerminDo · 14:00
FahrtauftragFahrzeug 2
Aus der Praxis entwickelt
Digitalisierung, die den Dienst wirklich leichter macht.
EmPer setzt dort an, wo Einrichtungen heute Zeit verlieren: bei Nacherfassung, doppelter Dokumentation, verstreuten Informationen, Berichten und Übergaben.
Keine doppelte Erfassung
Ein Eintrag, eine Datenbasis: Tagebuch, Fallakte, Termine und Fahrdienst greifen auf dieselben Informationen zu.
Fallverlauf in Minuten
Chronologisch je Kind abgelegt, nach Themen filterbar – statt Ordner, E-Mails und Übergabebücher zu durchsuchen.
Belastbar gegenüber Behörden
Nachvollziehbar belegen, was wann entschieden und kommuniziert wurde – für Jugendamt, Landesjugendamt und Schule.
Schnellere Übergaben
Der nächste Dienst sieht sofort, was wichtig war. Wissen bleibt in der Einrichtung – nicht bei Einzelpersonen.
Webbasiert, geräteunabhängig
Smartphone, Tablet, Laptop oder PC – ohne lokale Server und unabhängig von Gebäuden und Standorten.
Der Kernsatz„Informationen müssen nicht mehr mühsam zusammengesucht werden – sie stehen strukturiert zur Verfügung.“Das ist der Unterschied, den Einrichtungen im Alltag spüren.
Seit 2009 im EinsatzAus der Jugendhilfe. Für die Jugendhilfe.Entwickelt und täglich genutzt beim Träger KiJu Home in Sachsen-Anhalt.
So funktioniert EmPer
Vom gesprochenen Satz zur belastbaren Fallakte.
Drei Schritte – und die Dokumentation ist erledigt, bevor der Dienst endet.
- 01
Einsprechen
Direkt nach der Situation, per Smartphone oder Tablet. Kein Formular, kein Schreibtisch – ein Satz genügt.
- 02
Strukturieren
EmPer transkribiert, ordnet dem richtigen Kind zu und erkennt Termine, Aufgaben und Fahrten – zur Prüfung durch die Fachkraft.
- 03
Nutzen
Übergabe, Fallverlauf, Stellungnahme: Alles entsteht aus derselben Quelle und ist in Minuten exportierbar.
Die Plattform
Ein Tagebuch. Eine Fallakte. Alles Weitere folgt daraus.
Alle Module arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis – so entsteht aus dem Alltag automatisch eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation.
01
Pädagogisches Tagebuch
Einträge per Sprache oder Text, automatisch transkribiert und dem Kind zugeordnet.
→02
Fallakte, Recherche & Export
Der vollständige Verlauf je Kind – gefiltert, durchsuchbar und exportierbar.
→03
Berichte & Stellungnahmen
Aus vorhandenen Einträgen eine strukturierte fachliche Grundlage vorbereiten.
→04
Termine & Fahrdienst
Termine direkt aus dem Eintrag planen, Fahrten organisieren, Fahrer prüfen.
→05
Belegung & Cashbook
Plätze, Auslastung, Budgets und Taschengeld transparent im Blick.
→06
Personalentwicklung
Einarbeitung, Qualifizierung und Wissen strukturiert im Team halten.
→Wirkung im Alltag
30 Minuten weniger Schreibzeit – pro Dienst.
Rechnen Sie selbst: 30 Minuten Nacherfassung × 2 Dienste × 30 Tage ergeben rund 30 Stunden im Monat je Gruppe. Bei 38 € kalkulatorischen Personalkosten sind das etwa 1.140 € – noch vor Berichten, Suchen und Übergaben.
≈ 30 Std.pro Gruppe & Monat
≈ 1.140 €Personalkosten monatlich
✓
FachkräfteWeniger Schreibaufwand, mehr Zeit mit den Kindern und Jugendlichen.
✓
Pädagogische LeitungFälle, Fristen, Wiedervorlagen und Dokumentationsstände auf einen Blick.
✓
Geschäftsführung & TrägerProzesskosten senken, Standards sichern, Auslastung steuern.
✓
Jugendamt & SchuleSchnelle, sachliche und belegbare Antworten – oft am selben Tag.
Der Kernnutzen
Aus vielen Einträgen wird ein nachvollziehbarer Fallverlauf.
Eine Behörde stellt heute eine Frage zu einem Fall – innerhalb kurzer Zeit liegt eine strukturierte, sachliche Grundlage vor. Frühere Maßnahmen und Kommunikationsverläufe sind belegbar.
Einträge strukturiert und chronologisch je Kind abgelegt
Fallverlauf in Minuten recherchieren und nach Themen filtern
Fallakte für Stellungnahmen, Berichte und Prüfungen exportieren
Belegen, was wann entschieden und kommuniziert wurde
Fallakte · Lea, 14
DatumThemaEintragQuelle
Do 14:00GesundheitTermin Kieferorthopäde, Fahrt organisiertSprache
Mi 18:20SchuleHausaufgaben selbstständig erledigtSprache
Di 09:10HilfeplanVorbereitung HPG mit dem JugendamtText
Mo 20:45AlltagBeim Kochen mitgeholfen, ruhiger AbendSprache
Beispieldarstellung mit fiktiven Daten · Export als PDF für Stellungnahmen
Für wen
Was EmPer für Ihre Rolle bedeutet.
Drei Perspektiven, eine gemeinsame Datenbasis.
Geschäftsführung & Träger
Prozesskosten senken, Steuerung sichern
Weniger manuelle Tätigkeiten, dokumentationssichere Standards und Kennzahlen zu Auslastung und Personaleinsatz.
Mehr für Träger →
Pädagogische Leitung
Den Einrichtungsalltag steuern
Offene Aufgaben, Berichtspflichten, Wiedervorlagen und Engpässe auf einen Blick – Fallsteuerung statt Suchen.
Mehr für Leitung →
Pädagogische Fachkräfte
Weniger Schreibaufwand
Spracheingabe direkt nach der Situation, keine doppelte Erfassung, schnellere Übergaben, Hilfe bei Berichten.
Mehr für Fachkräfte →Das Tagebuch im Alltag
Situationen, die jede Einrichtung kennt.
Kurze Praxisvideos (1–2 Minuten) zeigen, wie EmPer im Dienst tatsächlich genutzt wird.
1:40Video folgtEin relevantes Ereignis wird unmittelbar per Spracheingabe festgehalten – ohne Schreibtisch, ohne Nacharbeit.
1:20Video folgtDie Leitung recherchiert einen längeren Fallverlauf in kurzer Zeit – chronologisch, nach Themen gefiltert.
1:50Video folgtEinträge werden für eine Anfrage des Jugendamts zu einer strukturierten fachlichen Grundlage zusammengeführt.
Referenzen
Vorher. Heute. Dadurch.
Statements aus Pilot-Einrichtungen. Namen und Einrichtungen werden nach schriftlicher Freigabe ergänzt.
- Vorher
- Beobachtungen wurden abends nachgetragen – oder gingen verloren.
- Heute
- Die Kolleginnen sprechen direkt nach der Situation ein.
- Dadurch
- sparen wir pro Dienst rund 30 Minuten Schreibzeit.
- Vorher
- Für eine Jugendamtsanfrage wurden Ordner und E-Mails durchsucht.
- Heute
- Der Fallverlauf liegt gefiltert und exportierbar vor.
- Dadurch
- antworten wir am selben Tag – sachlich und belegbar.
- Vorher
- Ein Standortumzug hätte die Dokumentation wochenlang gestoppt.
- Heute
- Alles läuft webbasiert weiter – ohne lokale Server.
- Dadurch
- bleibt der Betrieb unabhängig von Gebäuden und Geräten.
Sicherheit & Datenschutz
Sensible Daten. Klare Verantwortung.
Die Daten von Kindern und Jugendlichen verdienen den höchsten Schutz. EmPer wird in Deutschland betrieben – mit klaren Rollen, nachvollziehbaren Zugriffen und ohne eigene Serverinfrastruktur in der Einrichtung.
Die KI transkribiert, strukturiert und bereitet Entwürfe vor. Die fachliche Verantwortung bleibt bei den Mitarbeitenden.
DEHosting in DeutschlandZentrale Datenhaltung im deutschen Rechenzentrum.
§DSGVO · AVVAuftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
◎Rollen & RechteJede Person sieht nur, was sie sehen darf.
≡ProtokollierungÄnderungen und Zugriffe bleiben nachvollziehbar.
Häufige Fragen
Das Wichtigste zu EmPer, kurz beantwortet.
Kurz und sachlich – für Leitung, Träger und Fachkräfte.
Frage stellenWas ist EmPer?
EmPer ist ein pädagogisches Tagebuch per Sprache für die stationäre Kinder- und Jugendhilfe. Fachkräfte sprechen Beobachtungen direkt nach der Situation ein; EmPer legt sie strukturiert und chronologisch in der Fallakte des Kindes ab.
Für welche Einrichtungen ist EmPer gedacht?
Für Wohngruppen, Inobhutnahmen und Träger der stationären Kinder- und Jugendhilfe in Deutschland – von einer einzelnen Gruppe bis zu Trägern mit mehreren Standorten.
Wie viel Zeit spart die Dokumentation per Sprache?
Pilot-Einrichtungen berichten von rund 30 Minuten weniger Schreibzeit pro Dienst. Ihr eigenes Potenzial berechnet der kostenlose Digitalisierungscheck in etwa 7 Minuten.
Wie unterstützt EmPer bei Anfragen vom Jugendamt?
Der Fallverlauf eines Kindes ist in Minuten recherchierbar, nach Themen filterbar und als Fallakte exportierbar – als sachliche Grundlage für Stellungnahmen, Hilfeplangespräche und Berichte.
Wo werden die Daten gespeichert?
In einem Rechenzentrum in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO sowie Rollen- und Rechtekonzept und Protokollierung.
Was kostet EmPer?
Abgerechnet wird monatlich pro betreutem Platz – ohne Serverkosten und ohne versteckte Lizenzgebühren. Ein individuelles Angebot erhalten Sie innerhalb von 48 Stunden.
Nächster Schritt
EmPer im echten Arbeitsablauf erleben.
In einer persönlichen 30-Minuten-Demo sehen Sie Tagebuch, Fallakte und Berichte mit realistischen Beispieldaten – abgestimmt auf Ihre Rolle.